Paso 1:

Selecciona la empresa a la que corresponda tu factura, para esto únicamente da click en el selector de empresa / sociedad.

Paso 2:

Da click en el botón “Empresa” para ver los datos fiscales de la empresa con la que estás colaborando y verifica que los datos de tu factura son los mismos.

Paso 3:

Para continuar con la carga de tu factura ve a la pestaña “Facturación” y da click en el sub menú “Cargar” ahí indica la dirección email donde te serán enviada todas las notificaciones relacionadas a tu factura.

Nota: Es importante marcar la dirección notify@conta-sat.com como segura, para que puedas recibir todas las notificaciones desde contasat

Paso 4:

Marca la casilla "Hoja de transporte"

Paso 5:

Carga el archivo Excel que te proporciono la empresa con la que colaboras, da click en "Seleccionar archivo" y en "Iniciar carga ahora"”.

Debes considerar que no puedes modificar el formato ni la versión del Layout, en caso de que lo hagas no podrás ingresar tu factura.

El archivo debe contener solo tres columnas y una sola hoja de cálculo, puedes agregar filas dependiendo del número de hojas de entrada de tu factura, tampoco deberá contener espacios entre columnas y filas como se muestra en el siguiente ejemplo:

Nota: La información que deberás capturar en el Excel para carga de tu factura, es la que viene especificada en la hoja de transporte que te proporciona la empresa con la que estas colaborando.

Paso 6:

Si la información que ingresaste al Excel existe en el sistema, te permitirá cargar el archivo XML

Paso 7:

Contasat validará que tu archivo XML cumpla con los requisitos fiscales, si tu factura es válida, te mostrará una leyenda de recepción exitosa y te dará el ID de buzón En caso de que no sea válida, se mostrara una pantalla con las validaciones realizadas a tu XML y/o el motivo de rechazo.

Paso 8:

Las facturas cargadas en contasat las puedes visualizar en la pestaña de “Facturación” en el sub menú “Facturas”, aquí serán marcadas bajo tres estatus “no contabilizada”, “contabilizada”, “Rechazada”.

• No contabilizada. Se generara en automático al subir la factura a contasat y significa que la factura pasó las validaciones exitosamente pero aún no ha sido registrada por cuentas por pagar
• Contabilizada. Significa que la factura ya ha sido registrada por cuentas por pagar
• Rechazada. Significa que la factura fue rechazada manualmente por el administrador . Te llegará un correo electrónico de manera automática con el detalle del rechazo y las indicaciones a seguir para poder subir otra factura más tarde

Nota: En este apartado obtendrás información adicional sobre fechas de vencimiento, fecha de pago y modo de pago. Esta información será actualizada diariamente o bajo demanda por parte de contratante del servicio de contasat.

En el grid de las facturas cargadas tendrás diferentes opciones al seleccionar cualquier registro, las opciones son:

• Vista previa. Esta opción sirve para ver una representación gráfica (en HTML) del contenido de la factura.
• Validar factura. Esta opción muestra el resumen de validaciones que se ejecutaron al cargar la factura.
• Notas. Esta opción sirve para recibir y enviar mensajes directamente al ejecutivo de cuentas por pagar. Es un chat. Es una conversación por factura.
• Descargar. Esta opción sirve para descargar el XML de la factura.
• Ver detalles. En esta opción se muestran detalles acerca del rechazo de una factura. Dichos mensajes son publicados por el ejecutivo de cuentas por pagar.
• Cargar documentos de soporte. Esta opción muestra un listado de los documentos de soporte por factura. Dichos documento son archivos que puedes cargar como adicionales al XML. Por ejemplo el archivo PDF, una fotografía, etc.
• Auditar. En esta opción se muestra el log de cambios realizados a la factura.