Control de reporte de gastos (viáticos)
Lleva el control de gastos que reportan tus empleados o colaboradores cuando salen de viaje
Acceso a empleados y/o colaboradores
Brinda acceso a todos tus empleados y/o colaboradores a contasat y permite que hagan peticiones de recursos cuando requieran salir de viaje y reporten sus comprobantes de gastos. La carga se puede realizar de manera manual (uno por uno) o de manera masiva.
Tipos de gasto y montos máximos
Configura los tipos de gasto que pueden reportar tus empleados y/o colaboradores tales como alimentos, hospedaje, transporte, propinas, etc. Asigna un monto máximo por día y por puesto. Determina que tipos de gasto requieren de documentos de soporte para ser aceptados. Los documentos de soporte pueden ser scans o fotografías.
Segmentación de empleados y/o colaboradores
Puedes dar de alta varios administradores y asignar a cada uno de ellos los empleados y/o colaboradores que estarán a su cargo con la finalidad de segmentar y distribuir la responsabilidad de diversas actividades tales como aprobaciones de reporte de gastos (petición de recursos), atención de notificaciones (mensajes), rechazo de comprobantes, cierre de reporte de gastos, entre otras.
Agiliza el reporte de gastos de tus empleados o colaboradores
Validación de facturas recibidas
Cuando tus empleados y/o colaboradores cargan sus facturas en contasat automáticamente se realizan las validaciones fiscales aplicables a la versión del CFDI en curso. Algunas de las validaciones que se realizan son: estructura, montos, sello digital, timbrado, certificado del emisor, entre otras. Si las validaciones no se cumplen, contasat no permite que la factura sea ingresada como comprobación de gasto. También pueden cargar comprobantes sin XML y agregar un documento de soporte para aquellos gastos fuera del país o bien en donde no entreguen comprobantes fiscales como taxis, propinas, entre otros.
Panel de reporte de gastos
Tus administradores puden conocer en todo momento el estado de los reportes de gastos (nuevos, autorizados, por autorizar, por cerrar, entre otros), las fechas de inicio y fin del viaje o evento, las fechas de autorización y cierre, los montos autorizados, comprobados, descuentos y devoluciones. También pueden descargar reportes en archivos de MS Excel del reporte de gastos global, gastos vencidos, gastos vigentes, entre otros.
Configuraciones
Contasat cuenta con diversas configuraciones para adaptarse a tus necesidades, por ejemplo se puede especificar el número de días para el vencimiento del reporte de gastos después de la fecha de finalización del evento o viaje, el número máximo de reporte de gastos abiertos que un empleado puede tener de manera concurrente, aceptar solo facturas del año en curso, entre otras.
Automatiza el proceso de validación y aceptación de tus reportes de gastos con y sin factura CFDI
Notificaciones
Mantén actualizados a tus empleados y/o colaboradores cuando sus reportes de gastos estén por vencer y cuando se haya autorizado una petición de recurso. También los administradores reciben una notificación cuando tienen reporte de gastos por autorizar.
Comunicación directa
Envía y recibe mensajes directamente a tus empleados y/o colaboradores. Comenta con ellos cualquier duda o aclaración acerca de sus reportes de gastos y aumenta la productividad.